仕事の優先順位。~若手ルート営業マン向け~

雑記

どうも、こぼすけです。ご覧頂き、ありがとうございます。

 会社の後輩から、

『仕事がさばけない。』と相談を受けました。

私は45歳ですが管理職では無く、『ゴリゴリのプレーヤー』なので、時々こういった相談をされます。同じ目線で、『自分はこうしてる。』という話をするのですが、もうすぐ会社員では無くなります。

 今後こういった、『企業人』としての話を、『臨場感をもって』話すことが、出来なくなって行くかもしれませんので、備忘の為に投稿させて頂きます。

農夫の1日

 原作者は分からないのですが、私が入社した20数年前より、仕事の優先順位の話が出る度に、『枕詞』の様に出てくる話があります。

ある農夫が、朝早く起きて畑を耕そうとした。ところがトラクターの燃料が切れていたので近くまで買いに行ってきた。途中でブタの餌をやっていないことを思い出して、納屋に餌を取りに行った。

すると、ジャガイモが発芽しているのを発見した。これはいけないと思い、ジャガイモの芽をとっているうちに、暖炉の薪が無くなっていることを思い出して、薪小屋へ足を運んだ。

薪を持って母屋へ向かっていると、ニワトリの様子が変である。どうも病気にかかったらしい。

とりあえず応急処置を施して、薪を持って母屋にたどり着いた頃、日がトップリ暮れていた。農夫は、ヤレヤレ何かとせわしい一日であったと思いながら、一番大切な畑を耕すことができなかったことに気がついたのは、床に入ってからであった。

 ・・・私も、似たような日々を送ってますが。

彼がしたかったのは、

『畑を耕すこと』ですよね。

なぜ?

収穫には、『時期(結果)』があり、

その為に『しなければいけない事過程が』、

『時間(納期)と共にあらかじめに決まっている』から。

・・・春に種を蒔かなきゃいけないのに、ぐずぐずして夏になったら、収穫できないですよね。

なぜ大切なことができない?

 農夫さんが、それぞれの事象に対応する時の気持ちは、こんな感じでしょうか?

  • 畑を耕す事は、明日でも出来るという『時間的余裕』
  • 豚に餌をやるという『習慣』
  • 燃料をあらかじめいれてなかった『準備不足』
  • ジャガイモの芽を取らないといけないという『責任感』
  • 薪が無い事への『不安』
  • ニワトリが死ぬことの『リスク

 こんな小難しい事を、いちいち考えては無かったでしょうが、それぞれの動機に、

『近視眼的』・『対症療法的』に、

対処してしまったから、こんな1日になってしまった訳ですね。

『事象ごとの重みづけが出来てなかった』

という事ですね。

優先順位のつけ方

では、どうやって優先順位を決めていくか?

『重要度』と『緊急度』

という2つの要素で矢印を引き、それぞれの要素の、

『高い』 『低い』で、

4つの窓を作り、その中にそれぞれの事象をあてはめていく事で、重みづけをしていきます。

今回でいえばこんな感じ。

・・・豚さんごめんなさい。

【4つの窓は、こんな分類になります。】

  1. 重要で緊急性の高い仕事
  2. 重要だが緊急性では無い仕事
  3. 緊急だが重要では無い仕事
  4. 重要でも緊急でも無い仕事

 この中で1は、最も優先的に取り組む必要があり、4が1番優先順位が低いのはわかりますよね。

2と3は、『重要度』と『緊急性』のどちらを優先するかによって、順番が変わります。

『秋の収穫の為に、今日、畑を耕す』か、『今日、寒いのは嫌だから、薪を取りに行く』か

の選択です。

 個人的には、無意識に『緊急性』の方を選択しがちなので、意識して『重要度』を優先するようにしています。

フレームワーク

 上の図の様に、問題を図や表などの『型』に入れて、分かりやすく分析する事を

『フレームワーク』と言います。

この手法もその1つで、『4象限のマトリクス』と言います(たぶん)。

今回は『重要度』と『緊急度』で2軸を引いていますが、この2つの要素を変える事で、いろんなものに応用ができます。

 その中でも『成長率』と『シェア』。の2軸を引くマトリクスはとくに有名で、コンサル界で『マッキンゼー』と双璧と言われる、『ボストンコンサルティング』が発案したので、BCCマトリクスと言われています。

【BCCマトリクス】

・・・QCとかシックスシグマとかでよくやらされたな。

複数の仕事を管理する方法

 優先順位の決め方は分かりましたが、

『豚に餌もあげないといけない』ですし【ジャガイモの芽も取らない訳にはいかない』でしょう。

では、どうやって終わらせていくか?

書き出す

 複数の仕事を同時進行する際は、まず『書き出す』べきです。書いておかないと忘れます。また書くことで、しなければいけない事が頭の中で整理され、漫然と『あれもしなきゃ。これもしなきゃ』と不安になる事も減ります。その上で各仕事を上記の4項目に分類します。

 書き出し方は、『ふせんに書く』とか、『TODOリストにして壁に貼る』とか、いろいろ方法があるみたいですが、

私は小さいノート』と『シャーペン』を使っています。

終わった事に、斜線を入れるのは、結構気持ちいいです。

とりあえず手を付ける

 する事を書き出したら、とりあえず手を付けましょう。

『優先順位』と、作業の進め方とで少し違う事を言いますが、私のやり方はこんな感じです。

『終わりの時間を決める。』

『すぐできる事を終わらせて、リズムを作る。』

『重要なことに着手する。』

『後回しにしたい事に、少しだけ手を付けて、必要な時間を把握する。』

 『重要度』と『緊急性』のそれぞれの度合いによって、時間の配分は変わります。集中力が続くのは、『45分程度』と言われてますので、上記の順番を何セットか繰り返していることも多いです。

相手の気持ちを考える

 『重要度』と『緊急性』に、もう1つ加えて頂きたい要素があります。

『相手へのインパクト』です。

 どうせやらなきゃいけないなら、

『時間がかかるだろう。』とか、『皆やりたがらないよな。』

といった仕事ほど、早く終わらせれば相手の心象は良くなるものです。

 仕事にかかる総時間は同じのまま、順番を変えるだけで得られる効果ですので、是非考慮してみてください。

まとめ

 入社3~5年位になると、周りから『そろそろ1人前』と扱われ始め、依頼される仕事の質・量ともに増えてくる頃かと思います。

『効率』=『時短』=『質の低下』

と言った思考に陥らない様に、時間のかけどころを抑えて頂きたいものです。

・・・ブログ書いてる時の、私の心の拠り所は『1,000時間の法則』

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