40代向け終活の専門家、飯塚浩司です。ご覧いただきありがとうございます。
会社員時代の後輩から
『仕事がさばけない。』と相談を受けることがあります。
私は会社員時代の20数年間のほとんどを営業職で過ごし、2年間トップセールスであり続けたこともあります。
45歳で退社するまで管理職では無く、『ゴリゴリのプレーヤー』で居続けましたので、時々こういった相談を頂きます。
会社員ではなくなりましたが、仕事を進める上での考え方は変わっていません。むしろ個人事業主として独立してからの方がより意識するようになりましたので、考えるところを投稿させて頂きます。
農夫の１日
前職はクレームなどの至急の依頼が多い業界だったため、電話１本で１日のスケジュールが変わってしまうという事がしばしばありました。そんな日々の活動を戒めるため、上司から何度も聞かされた話があります。
ある農夫が、朝早く起きて畑を耕そうとした。ところがトラクターの燃料が切れていたので近くまで買いに行ってきた。途中でブタの餌をやっていないことを思い出して、納屋に餌を取りに行った。
すると、ジャガイモが発芽しているのを発見した。これはいけないと思い、ジャガイモの芽をとっているうちに、暖炉の薪が無くなっていることを思い出して、薪小屋へ足を運んだ。
薪を持って母屋へ向かっていると、ニワトリの様子が変である。どうも病気にかかったらしい。
とりあえず応急処置を施して、薪を持って母屋にたどり着いた頃、日がトップリ暮れていた。農夫は、ヤレヤレ何かとせわしい一日であったと思いながら、一番大切な畑を耕すことができなかったことに気がついたのは、床に入ってからであった。
農夫がしたかったのは『畑を耕すこと』でしたよね
農作物を収穫するまでにはいくつもの工程があり、順番や実施時期はあらかじめ決まっているはずです。畑を耕すことが遅れれば、その後の工程も遅れていきます。
目の前に起こることへの対処ばかりを優先していては、農夫にとって最も重要であるはずの農作物の収穫ができなくなる可能性もあります。
これは仕事や人生の目標達成でも同じことが言えます。効率よく「すること」を「さばいていく」ためにはいくつかのコツが必要です。
書き出す
『豚に餌もあげないといけない』し『ジャガイモの芽も取らない訳にはいかない』
では、どう効率よく行動していくか？
複数の「すること」がある際には、まずもれなく書き出すべきです。書いておかないと忘れます。また書くことで、頭の中で漫然と『あれもしなきゃ。これもしなきゃ』と不安になる事も減ります。
書き出し方も、紙に書いたりメモアプリを利用したり等、いろいろ方法はあります。手で書く方が目標達成などには良いと言われていますが、私は紙もメモアプリも使用してますので、使いやすい方で良いのではないかと思います。
優先順位を付ける
することを書き出したら優先順位をつけていきます。仕事でも日常生活でもたくさんの「すること」があるとは思いますがそれぞれを
『重要度』と『緊急度』
の
「高い」・「低い」
で４つの窓を作り、その中にそれぞれの「すること」をあてはめていく事で、重みづけをしていきます。
今回の農夫さんでいえばこんな感じでしょうか？
・・・豚さんごめんなさい。
【４つの窓】
- 重要で緊急性の高い仕事
- 重要だが緊急性では無い仕事
- 緊急だが重要では無い仕事
- 重要でも緊急でも無い仕事
４つの窓の中で1は、最も優先的に取り組む必要があり、4が最も優先順位が低いのはわかりますよね。
2と3は、『重要度』と『緊急性』のどちらを優先するかによって、順番が変わります。
『秋の収穫の為に、今日、畑を耕す』か、『今日、寒いのは嫌だから、薪を取りに行く』かの選択です。
個人的には、無意識に『緊急性』の方を選択しがちなので、意識して『重要度』を優先するようにしています。
上記の考え方は「７つの習慣」の第３章に書かれている考え方です。
とりあえず手を付ける
優先順位を決めたら作業をして行くのですが、私は「すること」にかかる時間も加味しながら作業を進めて行くようにしています。
「重要度と緊急性の高いものから順番に」といかないこともありますが、私のやり方はこんな感じです。
『終わりの時間を決める。』
⇩
『すぐできる事を終わらせて、リズムを作る。』
⇩
『重要なことに着手する。』
⇩
『後回しにしたい事に、少しだけ手を付けて、必要な時間を把握する。』
『重要度』と『緊急性』のそれぞれの度合いによって、時間の配分は変わります。集中力が続くのは、『45分程度』と言われてますので、上記の順番を何セットか繰り返していることも多いです。
相手の気持ちを考える
仕事に関して言うと『重要度』と『緊急性』に、もう１つ加味する要素があります。
それは
『相手へのインパクト』です。
どうせいつかはやらなきゃいけない「すること」なら、
『時間がかかるだろう』とか、『皆やりたがらないよな』
と思われている事ほど、早く終わらせれば相手の心象は良くなるものです。
仕事にかかる総時間は同じのまま、順番を変えるだけで得られる効果ですので、是非参考にしてみてください。
まとめ
40代位になると、日常の仕事は自動運転で回せるようになります。だからこそ「すること」の重要性や効率に、もう1度目を向けて頂きたいと思います。働き方改革やDXといった言葉に踊らされて
『時短』＝『質の低下』
にならない様に、していきたいものです。
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